Fique atento as nossas dicas e evite dor de cabeça com a inutilização ou cancelamento de uma NF-e.
Todo empreendedor já está acostumado com o número de série das Notas Fiscais, não é mesmo? Esses números sequenciais servem para o controle de emissão e identificação da emissão e de acordo com a legislação deve ser seguida.
Porém, alguns problemas técnicos podem ocasionar essa quebra de sequência de forma involuntária. Mas o que fazer quando isso acontecer? É preciso informar o fisco sobre a falha e apresentar uma justificativa até o décimo dia do mês subsequente, solicitando a inutilização ou cancelamento da referida Nota Fiscal. Você sabia disso? Ou, já passou por essa situação? Nos conte.
Esses são os fatores mais comuns e que podem justificar a inutilização:
- Ter ocorrido quebra na sequência numérica da NF-e;
- A numeração em questão não ter sido usada em nenhuma outra NF-e;
- O número não ser relativo à NF-e cancelada;
- O número não ser relativo à NF-e autorizada;
- O número não ser relativo à NF-e denegada;
- A quebra na sequência não ser fruto de fraude ou dolo (intencional).
Para realizar o processo, é preciso acessar o seu sistema emissor de notas fiscais. Não há um passo a passo que se aplique a cada um deles, mas o procedimento é simples e intuitivo.
De forma geral, em qualquer programa emissor será preciso preencher informações gerais além da justificativa para a inutilização.
Como lembrado pelo Blog Conta Azul as notas de numeração inutilizada devem também ser lançadas nos livros fiscais, sem valores monetários, obedecendo às regras gerais de escrituração.
Um problema técnico que quebre a sequência é a única justificativa aceita para a inutilização de uma nota. Mas há outros problemas que muitos confundem.
Confira alguns dos problemas que podem acontecer, continuando a leitura desse conteúdo aqui com a gente. 🙂
Antes de tudo, vale ressaltar que cancelamento e inutilização são coisas bem diferentes. O cancelamento acontece quanto o usuário emite a nota fiscal e na sequência identifica que dados importantes foram inseridos inadequadamente. Já a inutilização só acontece caso a numeração nunca tenha sido usada anteriormente, em notas autorizadas, denegadas ou já inutilizadas.
Em quais momentos não se aplica a inutilização da nota?
Nota Fiscal cancelada
A nota cancelada por erro de digitação ou outros problemas como cancelamento da negociação não possui valor monetário. Porém, esse equívoco precisa ser informado ao Fisco, também pelo seu sistema emissor em até 24h, após a emissão da nota. Se o cliente em questão confirmar a ciência da nota, ainda que a mercadoria esteja no seu estabelecimento, ela não poderá mais ser cancelada. Nesse caso, é devolução da NF-e.
Nota Fiscal devolvida
Uma nota fiscal pode ser devolvida por diversos motivos. Normalmente essa ação cancela uma compra que seria realizada e pela qual o vendedor chegou a emitir a nota. Pode ser por atraso na entrega, falta de produto ou outros problemas. A devolução anula a transação e essa ação deve ser informada e registrada, além de autorizada pelo Fisco, como qualquer nota.
Nota Fiscal rejeitada
A rejeição de uma nota fiscal normalmente ocorre por algum erro de informação ou digitação. Pode acontecer também se a assinatura digital da empresa emissora estiver corrompida.
No caso de notas rejeitadas, ela não tem valor jurídico e podem ser corrigidas utilizando o mesmo número de série.
Nota Fiscal denegada
Esse é um pouco mais complexa e vamos aproveitar a explicação do Blog Conta Azul.
A denegação de uma NF-e pode ocorrer quando há irregularidade ou pendência fiscal envolvendo o emitente ou o destinatário. Diferentemente de quando ocorre a rejeição, o número de uma nota denegada fica registrado na base de dados da Secretaria da Fazenda e não pode mais ser utilizado. O arquivo XML referente a essa NF-e precisa ser armazenado pelo prazo decadencial de cinco anos.
Nota Fiscal complementar
E, por último, temos a nota fiscal complementar que como o próprio nome diz, complementa uma outra nota já emitida com valores ou qualquer outra informação importante. Contudo. esse recurso sempre deve ser usado para complementar e acrescentar informações, mas nunca para omitir ou substituir dados.
Ela será necessária quando houver aumento no valor negociado inicialmente, na quantidade, ou quando necessário inserir algum imposto ou ainda corrigir um erro de cálculo inicial.
A emissão de notas fiscais é um processo muito importante, pois além de ser essencial para o seu financeiro é um meio de fiscalização. É por isso, que é necessário estar atento no momento do seu preenchimento e quando algumas das ações que explicamos aqui for necessária. Já que há uma enorme diferença fiscal entre uma nota inutilizada e cancelada, por exemplo.
Importante: Em todos esses casos é preciso acompanhar com atenção a solicitação feita ao Fisco, pois podem ocorrer divergências de informações que ocasionarão multas e notificações fiscais. Informações divergentes e irregularidades são passiveis de multa, por isso, atente-se.
O site InfoVarejo explica que essas situações acontecem após a SEFAZ constatar que notas fiscais eletrônicas foram escrituradas como “canceladas” ou “numeração inutilizada”, entretanto, as mesmas constam como “Ativas” ou “Autorizadas” no sistema público do ambiente nacional e estadual.
Não ter isso claro e utilizar os recursos de forma incorreta, pode acarretar prejuízo financeiro e problemas com o Fisco. Por isso a gente sempre lembra aqui da importância de um profissional contábil te auxiliando. Ele sempre terá a orientação correta para casos de problemas em nota fiscal. Você também pode tirar algumas dúvidas no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
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Aqui no blog nós já falamos dos mais diversos temas relacionados e você pode conferir nos links abaixo:
- O que preciso para utilizar o SAT Fiscal na minha Loja?
- Qual a melhor impressora para eu emitir nota na minha loja?
- O que preciso para emitir uma NFCe na minha loja?
Ficou com alguma dúvida sobre emissão, cancelamento, inutilização, denegação e rejeição de nota fiscal? Fala aqui para gente que nós vamos buscar esclarecer todas elas.
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