Gestão de tarefas na empresa: 7 dicas para otimizá-la

Assim como na vida pessoal, a organização é um fator primordial para a gestão de tarefas em uma empresa. Estar ciente de todos os acontecimentos e o total funcionamento das funções de uma equipe torna mais fácil o acompanhamento e gerenciamento do trabalho. Muitas vezes, encontramos dificuldades em colocar isso em prática. Confira agora seis dicas de como gerir as tarefas em uma empresa e torná-las mais fáceis de serem executadas.

1) Anote tudo

É normal ficar responsável por mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Mas, muitas vezes, o acúmulo gera dificuldades de como começar e resolver algumas delas. Para isso, não há nada melhor do que listar tudo o que deve ser feito. Pode ser em um aplicativo ou mesmo no velho conhecido bloquinho de papel. Liste todas as tarefas e coloque os principais pontos de cada uma delas. Com isso, ficará mais fácil separar as maiores e mais urgentes das menores e com mais tempo de execução.

2) Utilize recursos tecnológicos

Tenha a seu alcance todo o conteúdo do projeto, mesmo não estando no ambiente de trabalho. Uma solução é usar o armazenamento na nuvem, também conhecido como cloud computing. Com eles não é necessário o uso de dispositivos físicos, e o acesso às informações pode ser feito de qualquer lugar que se tenha internet. Além de ter mais mobilidade, são extremamente seguros e geram backups automaticamente. Essa praticidade também reduz o custo com sistemas e softwares para a empresa.

3) Seja receptivo a novas ideias

Um bom gestor, além de delegar tarefas, deve saber ouvir sugestões. A vivência de cada funcionário gera experiências diferentes, assim como visão para solucionar os problemas de formas distintas. Saber ouvir também estimula a equipe a sempre buscar novos meios de resolução dos trabalhos, além de resolver as adversidades em diversas áreas de conhecimento.

4) Esteja sempre presente

Imprevistos acontecem e, mesmo que o planejamento tenha sido feito da melhor forma possível, acompanhar de perto a execução de cada projeto é indispensável. No decorrer do trabalho, prazos e estruturas podem ser alterados. Esteja por perto para tomar decisões, fazer cálculos e que mais for possível para evitar o retrabalho e sobrecarga dos colaboradores. O acompanhamento próximo também ajuda a equipe a priorizar tarefas e executá-las mais rapidamente.

5) Resguarde o capital intelectual

No decorrer da execução de um projeto, alguns fatores podem acontecer, como o desligamento de uma pessoa envolvida ou o deslocamento de funções para áreas distintas. Por isso, sempre documente tudo relacionado a ele, como planilhas, reuniões, e-mails, apresentações, imagens, dentre outros. Nem sempre haverá um colaborador disponível para ensinar e demonstrar todo o serviço para um novato na função. Com esse material, fica muito mais fácil passar a tarefa para outro colaborador.

6) Ajude na gestão de tarefas

Na maioria dos trabalhos, existem tarefas com urgência de execução e outras que podem ser deixadas para serem executadas em um próximo momento. Um bom gestor ajuda a sua equipe a selecionar as prioridades e minimizar os serviços para atingir rapidamente os melhores e mais satisfatórios resultados. Nomear coordenadores para determinadas funções também ajuda a otimizar o tempo do gerente, dando a ele mais oportunidades de acompanhar projetos simultâneos.

7) Valorize os colaboradores

Uma equipe motivada trabalha melhor. Torne o ambiente agradável, crie metas e objetivos com premiações que valorize os bons exemplos. Estimule os trabalhadores para que haja uma competição sadia entre eles, que um ajude o outro e evitem retrabalhos. Meça o desempenho do grupo e observe as atitudes no dia a dia. Elaborar uma gestão de tarefas e dividir as de diferente peso para as pessoas certas também minimiza o tempo de execução e os riscos.

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